Оптимальное решение

База данных клиентов и поставщиков

Полная информация о клиенте/поставщике:

• Наименование организации
• Юридический адрес
• Вид деятельности (справочник Вид деятельности)
• Сайт
• Почтовый адрес
• Телефон
• Факс
• ИНН
• КПП
• Расчетный счет
• Банк
• Корреспондентский счет
• БИК
• Статус (потенциальный, отложенный, черный список, постоянный и т.д.)
• Менеджер (список из базы "Сотрудники" – менеджеры по работе с клиентами)
• Профессиональный праздник
• Комментарии

Контакты:

• Фамилия, имя, отчество
• Должность
• Персональный телефон
• Мобильный телефон
• e-mail

Система позволяет вносить, удалять и редактировать данные, хранить все документы, связанные с этим клиентом (договора, счета, анкеты …), производить поиск по любым данным. Например, поиск по наименованию организации поможет вам быстро найти контакты нужного клиента, а поиск по статусу - вывести на экран всех постоянных клиентов.

База данных сотрудников

Для каждого сотрудника в базе данных хранятся его личные данные:

• Фамилия, имя, отчество
• Паспортные данные, ИНН, ИРН ПФР.
• Другие анкетные данные (семейное положение, образование и т.д.)
• Информация о поощрениях и взысканиях
• Статус (отпуск, командировка, больничный и т.д.)

Система позволяет вносить и удалять сотрудников, редактировать их личные данные, производить поиск по любым данным. Например, поиск по ФИО поможет вам быстро найти данные нужного сотрудника, а поиск по статусу - вывести на экран всех сотрудников, находящихся на больничном.

Документы

Для каждого сотрудника или клиента программа позволяет автоматически формировать документы, такие как приказ на командировку, договор, счет, товарную накладную и любые другие по образцам заказчика.

Программа может использоваться как для простой распечатки форм документов, так и для их электронного подписания. Например, проект документа вносится одним из сотрудников и требует подписания у юриста, главного бухгалтера и затем директора. Сотрудник вносит проект документа в электронную базу. Юрист, заходя в программу под своими учетными данными (логином и паролем) видит проекты документов, требующие его визы, рассматривает их и принимает либо отклоняет с указанием причины. Аналогично поступают главный бухгалтер и директор. После такого согласования документ распечатывается секретарем, и подписание документов проходит быстро, при этом экономит время всех сотрудников.

Эта система также позволяет оценить производительность труда сотрудников: с каждым документом храниться время его поступления, и промежуток времени между поступлением документа и его подписанием позволит выявить "узкие места" вашей организации.

Учет рабочего времени

Подсистема учета рабочего времени позволяет отслеживать статус сотрудников, отмечать дни, пропущенные по отпуску, командировке или болезни, и соответствующим образом рассчитывать дополнительные выплаты. Представляет собой таблицу-календарь, где различные статусы сотрудников отмечены разным цветом. При занесении информации об отпуске, командировке или больничном распечатываются соответствующие документы. По каждому месяцу проводится суммирование с выдачей информации о количестве дней, проведенных сотрудником вне офиса.

Менеджмент проектов

В случае, если над проектом работают разные сотрудники, может быть использована подсистема менеджмента проектов. Каждый проект делится на этапы со своими сроками начала и окончания, назначаются исполнители и ответственные. После этого ответственные ставят отметки о выполнении проекта. Руководитель, таким образом, в любой момент может получить полную сводку о делах компании: какой сотрудник чем занят, как продвигается выполнение любого из проектов, кто ответственен за текущий этап, нет ли просрочек и так далее. Сотрудники же могут получить напоминания о том, чем им следует заниматься, какие проекты текущие, какие из них более приоритетны, как долго осталось до окончания этапа и так далее.